1. Khó khăn gặp phải trước khi áp dụng
Trước khi áp dụng quy trình tự động hóa, việc thu thập và quản lý thông tin khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau, như biểu mẫu Typeform, là rất phức tạp. Nhân viên thường phải nhập dữ liệu thủ công vào hệ thống CRM, dẫn đến sai sót và tốn thời gian.
2. Workflow này đã giải quyết được bài toán
Workflow tự động hóa dập tắt các vấn đề trên bằng cách kết nối Typeform với Airtable và Slack, cho phép tự động thu thập và cập nhật thông tin khách hàng, đồng thời thông báo cho các thành viên trong nhóm khi có lead mới.
3. Các nền tảng, ứng dụng sử dụng trong workflow
- Typeform: Thu thập thông tin khách hàng
- Airtable: Quản lý thông tin liên hệ
- Slack: Thông báo cho nhóm
4. Các bước thực hiện xử lý qua từng node trong workflow
- Typeform Trigger: Khởi động quy trình khi có người gửi biểu mẫu.
- Dropcontact: Tìm kiếm thông tin chi tiết về lead từ email.
- Airtable – Contact List: Kiểm tra xem lead đã tồn tại trong danh sách liên hệ chưa.
- Contact ID empty?: Nếu không tìm thấy lead, chuyển đến bước thêm mới; nếu có, chuyển đến bước cập nhật.
- Set – Contacts to update: Thiết lập các trường cần cập nhật cho lead đã tồn tại.
- Airtable – Update Contacts: Cập nhật thông tin cho lead hiện tại.
- Set – Contacts to create: Thiết lập thông tin để thêm lead mới vào danh sách.
- Airtable – Create Contacts: Thêm lead mới vào danh sách nếu chưa tồn tại.
- Slack: Gửi thông báo cho nhóm về lead mới hoặc cập nhật.
5. Cách cài đặt workflow
Để cài đặt workflow, bạn cần mở n8n, tạo một workflow mới, thêm các node theo trình tự đã mô tả, cấu hình từng node với thông tin cần thiết (hệ thống, bảng, trường), và thiết lập các kết nối giữa các node. Cuối cùng, lưu và kích hoạt workflow để nó tự động hoạt động khi có dữ liệu mới từ Typeform.
Kết
Quy trình tự động này mang lại hiệu quả cao trong việc quản lý khách hàng, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhóm, từ đó tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và quy trình bán hàng.
Hình ảnh workflow sau khi cài đặt lên N8N
Link tải workflow tại đây
