1. Khó khăn gặp phải trước khi áp dụng
Trước khi áp dụng quy trình tự động này, người dùng thường phải quản lý lịch trên nhiều nền tảng khác nhau như Google Calendar và Outlook một cách thủ công. Điều này gây khó khăn trong việc theo dõi các sự kiện, đặc biệt là khi có bất kỳ sự thay đổi hoặc hủy bỏ nào, dẫn đến việc mất thông tin hoặc nhầm lẫn.
2. Workflow này đã giải quyết được bài toán
Quy trình này tự động hóa việc chuyển giao sự kiện từ Google Calendar sang Outlook và quản lý trạng thái hủy sự kiện. Người dùng không cần phải lo lắng về việc cập nhật lịch trên hai nền tảng, giảm bớt sai sót và tiết kiệm thời gian.
3. Các nền tảng, ứng dụng sử dụng trong workflow
- Google Calendar: Để nhận sự kiện mới và trạng thái hủy.
- Microsoft Outlook: Để tạo sự kiện mới và gửi email thông báo.
4. Các bước thực hiện xử lý qua từng node trong workflow
- Incoming Event Trigger: Bắt đầu quy trình khi có sự kiện mới được tạo trong Google Calendar.
- Create Outlook Event: Tạo một sự kiện tương ứng trong lịch Outlook, sử dụng thông tin từ sự kiện Google Calendar.
- Cancel Event Trigger: Theo dõi các sự kiện bị hủy trong Google Calendar.
- Get Event to Cancel: Tìm sự kiện tương ứng trong Outlook để hủy bỏ.
- Delete Event: Xóa sự kiện trong Outlook.
- Merge Node: Kết hợp kết quả từ các bước để xử lý thông tin trước khi gửi email.
- Send E-mail with details: Gửi email thông báo sự kiện đã bị hủy.
5. Cách cài đặt workflow
Để cài đặt workflow này trong n8n, người dùng cần tạo một tài khoản n8n, kết nối các tài khoản Google và Outlook của mình. Sau đó, người dùng chỉ cần nhập mã JSON của workflow đã được cung cấp để tự động tạo quy trình.
Kết
Quy trình này giúp tự động hóa việc quản lý sự kiện giữa Google Calendar và Outlook, giảm thiểu lỗi và tiết kiệm thời gian người dùng. Việc tự động hóa này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả công việc mà còn nâng cao trải nghiệm người dùng trong việc quản lý lịch làm việc hàng ngày.
Hình ảnh workflow sau khi cài đặt lên N8N
Link tải workflow tại đây
