1. Khó khăn gặp phải trước khi áp dụng
Trước khi áp dụng quy trình tự động này, việc quản lý lịch hẹn và theo dõi cuộc gọi với khách hàng thường gặp khó khăn. Nhân viên phải tự theo dõi và gửi email nhắc nhở, dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội theo dõi quan trọng và tiêu tốn nhiều thời gian.
2. Workflow này đã giải quyết được bài toán
Workflow trên đã tự động hóa quá trình theo dõi các cuộc gọi đã diễn ra và gửi email nhắc nhở một cách hiệu quả. Nó giúp tiết kiệm thời gian, tăng cường khả năng theo dõi khách hàng và đảm bảo rằng không có cuộc hẹn nào bị bỏ lỡ.
3. Các nền tảng, ứng dụng sử dụng trong workflow
- Google Calendar: Để theo dõi và quản lý lịch hẹn.
- Gmail: Để gửi email nhắc nhở và nhận phản hồi từ người dùng.
- OpenAI: Để xử lý và phân tích ngữ nghĩa nhằm đưa ra lịch hẹn phù hợp.
4. Các bước thực hiện xử lý qua từng node trong workflow
- Schedule Trigger: Đặt lịch định kỳ hàng ngày để khởi động quy trình.
- Get Past Events: Lấy thông tin các cuộc họp đã diễn ra trong 2-4 ngày trước.
- Loop Over Items: Lặp qua từng cuộc họp để kiểm tra trạng thái.
- Only Follow Ups: Lọc ra các cuộc họp chưa có email theo dõi.
- Get Emails Since: Kiểm tra xem có email nào từ khách hàng không.
- Meeting Availability Agent: Phân tích thông tin để đề xuất thời gian họp tiếp theo.
- Send for Human Approval: Gửi email yêu cầu xác nhận từ người dùng.
- Meeting Booking Agent: Nếu có xác nhận, lên lịch cuộc họp trong Google Calendar.
5. Cách cài đặt workflow
Để cài đặt workflow này, người dùng cần:
- Cấu hình các node Google Calendar và Gmail bằng tài khoản tương ứng.
- Cập nhật IDs cho các calendar và đảm bảo tất cả các node tham chiếu đúng.
- Chạy workflow lần đầu để kiểm tra và điều chỉnh nếu cần thiết.
Tóm lại, quy trình này giúp tối ưu hóa việc quản lý lịch hẹn và nhắc nhở, giảm thiểu thời gian và công sức cho doanh nghiệp, đồng thời cải thiện tỷ lệ theo dõi khách hàng.
Hình ảnh workflow sau khi cài đặt lên N8N
Link tải workflow tại đây
