1. Khó khăn gặp phải trước khi áp dụng
Trước khi triển khai quy trình tự động hóa, đội ngũ gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi thanh toán invoice từ Stripe, cập nhật hệ thống CRM (Hubspot) và thông báo đến nhóm qua Slack. Điều này dẫn đến việc thiếu hụt thông tin và có thể gây ra nhầm lẫn trong chiến dịch bán hàng.
2. Workflow này đã giải quyết được bài toán
Workflow tự động này đã khắc phục những khó khăn trên bằng cách tự động cập nhật trạng thái thanh toán invoice trong Hubspot và thông báo nhanh chóng đến nhóm qua Slack, giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả làm việc.
3. Các nền tảng, ứng dụng sử dụng trong workflow
- Stripe: để theo dõi và nhận thông tin thanh toán.
- Hubspot: để quản lý thông tin khách hàng và giao dịch.
- Slack: để thông báo cho đội ngũ.
4. Các bước thực hiện xử lý qua từng node trong workflow
- When Invoice Paid: Node này sử dụng webhook từ Stripe để lắng nghe sự kiện thanh toán invoice thành công.
- If no PO Number: Kiểm tra xem có PO number (số tham chiếu mua hàng) hay không.
- Nếu không có, gửi thông báo đến Slack về việc thanh toán không có PO.
- Find Deal based on PO Number: Nếu có PO, tìm kiếm giao dịch tương ứng trong Hubspot.
- If no deal found for PO: Kiểm tra xem có giao dịch nào được tìm thấy không.
- Nếu không tìm thấy, gửi thông báo đến Slack.
- Nếu tìm thấy, cập nhật giao dịch trạng thái là “đã thanh toán” trong Hubspot.
- Send invoice paid message: Nếu tất cả thông tin đầy đủ, gửi thông báo tới Slack về việc thanh toán thành công.
5. Cách cài đặt workflow
Để cài đặt workflow, người dùng cần tạo một workflow mới trong n8n, sau đó thêm các node tương ứng theo trình tự đã chỉ định. Cấu hình các API keys cho Stripe, Hubspot và Slack theo yêu cầu, và cuối cùng liên kết các node với nhau theo luồng logic đã nêu.
Tóm lại, workflow tự động hóa này giúp ích rất nhiều cho việc theo dõi thanh toán, cập nhật thông tin khách hàng và thông báo đến nhóm một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Hình ảnh workflow sau khi cài đặt lên N8N
Link tải workflow tại đây
